Intitulé : Assistant.e Logistique
Type de poste : National
Responsable hiérarchique : Responsable Administrative et Financière (RAF)
Encadrement d’équipe : Chauffeurs et femme de ménage
Relations fonctionnelles : équipes projet RUCHE, IPOP/AIRPOP, ISANCO, Assistant Administratif et Financier, partenaires opérationnels et institutionnels
Lieu de travail : Conakry
Horaire: 40 heures hebdomadaires selon les horaires en vigueur
Date de démarrage souhaitée : 01 Avril 2021 pour une période de 12 mois (CDD)
Contexte du poste
Solthis est une ONG ayant pour objectif de contribuer au renforcement des systèmes de santé pour améliorer l’accès à des soins de qualité dans les pays à ressources limitées et/ou auprès des populations vulnérables. Son action repose sur trois modes d’intervention : le renforcement des systèmes de santé, la recherche et le plaidoyer opérationnel. Dans le cadre de la mise en œuvre de ses interventions en Guinée Solthis recrute un.e Assistant.e Logistique.
- Rôles Principaux
Sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable Administrative et Financière, l’Assistant Logistique sera amené principalement à gérer efficacement les stocks du magasin, le parc véhicule, les équipements et les achats du bureau pour la mise en œuvre de programmes dans le respect des standards et des procédures de Solthis.
- Tâches et responsabilités
- Gestion des achats
- Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de cotations et demandes d’achats selon les priorités jusqu’au seuil de 200 Euros
- Tenir et mettre à jour un registre de suivi des Commandes et fournir un rapport aux départements concernés toutes les semaines ;
- Pour les achats logistiques : déterminer les besoins de commandes afin d’anticiper les risques de rupture et en optimisant la rotation des stocks ; établir les demandes d’achats correspondantes et les faire valider
- Développer et maintenir un système d’approvisionnement des consommables courants sur base mensuel, trimestrielle/semestrielle comme approprié ;
- Comparer et analyser les offres, rédiger les protocoles d’attribution
- Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison,
- Préparer les contrats pour la fourniture de biens et services ;
- Coordonner et suivre la livraison des magasins en évitant les ruptures ;
- Collecter et préparer la documentation nécessaire pour tous les achats et prestations : matériels, services équipement, pièces détachées etc. (la demande d’achat, la facture du fournisseur, le bon de commande ou contrat, le bon de livraison, le bon de réception etc…;
- Collaborer étroitement avec la comptabilité pour la préparation et le règlement des factures des biens et services ;
- Suivre les paiements, dates d’expiration et renouvellement des contrats relatifs à la fourniture des biens et services ;
- Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs
- Elaborer et tenir à jour une liste de fournisseurs potentiels de Solthis et d’information sur les prix en collaboration avec le Supérieur hiérarchique ;
- Préparer et traiter des réclamations d’exonération sur tous les biens importés, ou sur la TVA (Quand c’est applicable) ;
- Archiver les dossiers d’achats par projets et pas numéros de Demande d’Achat, vérifier la complétude des dossiers.
- Gestion des équipements et consommations : véhicules, équipements informatiques
- Tenir un inventaire régulier de tous les équipements
- Veiller à ce que tout détenteur de matériel signe une décharge de responsabilité
- Assurer le bon fonctionnement des équipements. Tenir informer son superviseur direct sur toute défaillance constatée sur les matériels
- Veiller à la maintenance régulière des équipements, faire un plan d’entretien ;
- Assurer le suivi, la consolidation, l’analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules
- Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées
- Assurer le suivi, la consolidation, l’analyse et le compte-rendu des consommations d’électricité
- Responsabiliser l’équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité
- Assurer la tenue des fiches de pannes et/ou d’incidents pour les véhicules, compteur électrique et matériels informatiques ;
- S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules (assurance, vignette, etc.)
- Veilleur au bon état opérationnel et à la complétude des matériels de communications, procurer la formation nécessaire aux utilisateurs sur les protocoles d’usage ;
- Sécuriser la provision des services d’utilité essentiels sur les lieux de travail (électricité, télécommunication etc.)
- Gestion des stocks
L’assistant Logistique est responsable des clés du magasin pendant les heures de service. Il doit :
- Contrôler l’accès et la sécurité des biens s’y trouvant.
- Assurer la propreté et l’ordre du magasin tout le temps,
- Assurer la réception et l’enregistrement de tous les biens au magasin,
- Assurer un contrôle physique régulier du magasin,
- Produire les rapports requis du magasin dans les meilleurs délais,
- Documenter tous les mouvements du magasin (entrées, sorties, inventaires) et assurer l’archivage de tous les documents relatifs,
- Veiller toujours à la conformité des quantités reçues ou livrées,
- Préparer les sorties de stocks selon le planning opérationnel
- Assurer l’acheminement à la destination finale des biens des programmes dans les meilleurs délais,
- Communiquer avec le personnel concerné sur les livraisons et réceptions éventuelles des biens,
- Assurer que les rapports mensuels et semestriels des stocks
- Assurer que les articles stockés soient bien emmagasinés et gérés.
- Dans le domaine de la sécurité
- Traite avec la plus grande confidentialité les informations du travail (notamment les informations sur les patients et les informations financières) ;
- Remonte les informations sécuritaires susceptibles d’entraver le bon déroulement des activités à son supérieur
- S’assure du respect des procédures d’usage des véhicules : transport de tiers, interdiction des armes,
- Rédige et soumet des rapports d’incidents au besoin (accidents des véhicules, incendies, vols ou pertes de matériels/équipements etc)
- Réalise un check des hôtels partenaires et résidences des expatriés et soumet à validationde son superieur
- Assure un contrôle régulier des véhicules y compris ceux en location.
- Dans le domaine du transport du personnel et des biens de Solthis
- Réalise le planning hebdomadaire des mouvements du parc automobile
- Reçois et traite les demandes de déplacements professionnels de ses collègues
- Autres :
- Réalise les réservations d’Hotels pour les missionnaires et transmet les documents nécessaires pour paiement à la comptabilité
- Assure l’accueil et le transfert de l’hôtel à l’aéroport et l’hôtel à l’aéroport des missionnaires
- Former, encadrer et évaluer les chauffeurs et la femme de ménage
- Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques, normes et procédures de Solthis relatives à la logistique et à la sécurité ;
- Conformément aux procédures Solthis tenir à jour l’archivage pour tous les dossiers d’achats, rapport de distribution, de consommations, d’inventaire des équipements ou de stockage afin qu’il soit facilement accessible en cas de besoin d’inspection ou d’audit
- Assister dans l’accomplissement d’autres tâches en rapport avec la logistique sur demande du responsable hiérarchique
Cette description de poste n’est pas exhaustive et toute tâche demandée par le supérieur hiérarchique, reliée au profil du poste, devra être accomplie. Par conséquent, il est demandé une grande flexibilité dans l’exercice de cette fonction.
- Profil recherché
- Vous êtes titulaire d’un diplôme en logistique ou équivalent: Bac+2
- Expérience avérée (1an au moins) dans un poste similaire,
- Très Bonnes connaissances des outils informatiques usuels (Word, Excel, …) ;
- Flexibilité, adaptabilité, et capacité à travailler sous pression
- Honnêteté; Dynamisme, autonomie ; Rigueur, Respect de la confidentialité ;
- Conditions
- Lieu de travail : Conakry avec possibilité déplacements à Conakry et à l’intérieur du pays
- Statut / Durée du contrat : CDD de droit guinéen ;
- Date de prise de poste : Avril 2021 ;
- Salaire et avantages : selon l’expérience et la grille Solthis ;
- INTERESSE(E) ?
Merci d’envoyer votre CV + Lettre de Motivation + 2 références (responsables hiérarchiques directs) à l’adresse: [email protected] avec en objet « Assistant.e Logistique » au plus tard le 08 Mars 2021 à 12 heures.
Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
Solthis se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.