ALIMA – GUINEE

AVIS DE RECRUTEMENT INTERNE – EXTERNE

Titre du poste: Responsable des Ressources Humaines

Département: Ressources Humaines

Lieu d’affectation :

Période d’affichage

Nombre de postes à combler

Type de contrat :CDD

Présentation de l’organisation

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante .

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action inscrits au sein de notre CHARTE :

1. Le patient d’abord
2. Révolutionner la médecine humanitaire
3. Responsabilité et liberté
4. Améliorer la qualité de nos actions
5. Faire confiance
6. L’intelligence collective

SOIGNER – INNOVER – ENSEMBLE : Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 4 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 11 pays d’Afrique. En 2018, nous avons développé 41 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 330 structures de santé (dont 28 hôpitaux et 300 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Mauritanie.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, santé mentale,.

RAISON D’ÊTRE DU POSTE

Sous la responsabilité du Coordinateur RH, Le Responsable RH est garant, par délégation du coordinateur RH, du respect de la législation en matière de la gestion du personnel. Il/elle veille au respect des éléments de gestion des ressources utilisées et appuie le Coordinateur RH dans la définition et mise en œuvre de politique des ressources humaines nationales et dans la gestion administrative des expatriés.

Il/elle applique et veille à la bonne application des procédures d’ALIMA en matière de gestion RH sur l’ensemble de la mission.

Responsabilités

Mission et activités principales

1- GESTION DES RESSOURCES HUMAINES NATIONALES DE LA MISSION A. Recrutement :

• Supporte le processus de recrutement aux différents projets de la mission (appel à candidatures, collecte de CV à remettre au superviseur recruteur ; organisation pratique des tests, participation aux entretiens sur demande du CORH) ;
• S’assure de la bonne publication des offres d’emploi (visa AGUIPE, publication auprès d’autres ONGs, lieux identifiés, etc) ;
• Prend les références externes auprès des employeurs antérieurs pour les candidats identifiés ;
• Constitue et met régulièrement à jour un pool de journaliers ;
• S’assure du respect de la procédure de recrutement sur la mission et apporte appui et conseil si nécessaire et réalise des audits réguliers des dossiers de recrutement.

B. Contrat de Travail et suivi

• Vérifie les contrats de travail établis par les administrateurs et assistants RH et les faits valider par le CORH pour signature du CDM/RT ;
• Alerte le CORH des anomalies constatées dans la constitution des dossiers du personnel ; ? Alerte le CORH sur les contrats à renouveler afin d’anticiper les reconductions.

C. Supervision des salaires, impôts et cotisations sociales

• Appuie et conseille les terrains dans l’encodage des variables salaire dans Homère en matière de salaire, impôts, cotisations sociales, encodage de contrats, importation de documents externes dans la BDD (bilan, contrat POP, PDP, dossiers disciplinaires, …) ;
• Vérifie la saisie des éléments variables de paye des employés de la mission dans Homère : solde de tout compte, acomptes, absences (congés payés, arrêt maladie, congés sans solde, etc.), intégration de nouveaux contrats, primes diverses, sur base des plannings et les formulaires internes en vérifiant leur validité ;
• Est responsable de la sauvegarde HOMERE (master) à transmettre mensuellement au CORH ;
• Transmet mensuellement le BALZAC SALAIRE au département finance ;
• Prépare les déclarations mensuelles des impôts et cotisations (CNSS, RTS, ONFPP) et transmet les états mensuels au département finance après validation du CORH.
• Collabore avec le département finances sur les questions concernant la paie, les charges sociales et les impôts.

D. Gestion administrative du personnel de la mission

• Vérifie que tout le personnel nouvellement embauché bénéficie d’un programme d’induction et intégration dans leur service respectif (orientation au poste) ;
• S’assure de la planification, en collaboration avec les administrateurs, des congés des employés et en assure le suivi sur la base d’un planning des congés de la mission ;
• Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour ;
• Participe à la gestion administrative d’éventuelles mesures disciplinaires en collaboration avec le CORH et le superviseur direct de l’employé concerné ;
• Elabore un rapport des Plans Objectifs de Performance et des évaluations faits sur la mission, au CORH ;
• Assiste le CORH dans l’identification des besoins et instituts de formation, assiste l’élaboration du Plan de formation annuel et supervise sa mise en œuvre sur les terrains ;
• Appuie les administrateurs et veille au respect des procédures RH sur la mission ;
• Produit le rapport RH mensuel après collecte des rapports des différents terrains et les documents y afférents: Tracking CDD-CDI, Tracking Bilan, Tracking Recrutement, Congés payés, mesures disciplinaires, journaliers, etc.

1- GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL EXPATRIE

• Organise le planning des briefings des expatriés à leur arrivée avec les différents coordinateurs ;
• Constitue les dossiers des expatriés et leur fournit les documents nécessaires pour ceux qui n’en disposent pas (carte ALIMA, ordre de mission, carte de séjour…) ;
• Tient à jour le fichier de suivi des expatriés : identité, fonction, site d’affectation, nationalité, numéro de police d’assurance, validité visas, breaks/congés/missions et présences ;
• Assure le renouvellement des visas du personnel international ;
• Supervise les processus administratifs pour le personnel expatrié sur la partie financière et administrative : per diem, salaires, remboursement break, demande de break, prolongement de la mission, retour anticipé, … en lien avec le siège ;
• Etablit et transmet mensuellement au CORH le tableau de pointage des expatriés consolidé (congés, avance remboursements, breaks et congés) ;
• Transmet à l’Assistant RH toutes les informations utiles pour la gestion des déplacements du personnel expatrié et toutes les formalités qui y sont liées (réservation, ODM, …) ;
• Se charge de l’hébergement du personnel mobilisé (expatrié, visiteurs externes et personnel en mission) dans les logements ALIMA en capitale en lien avec le personnel de maison.
• Se charge des réservations d’hôtel des expatriés si besoin et assure la réconciliation mensuelle avant paiement.

2- SUPERVISION DU PERSONNEL DE MAISON  

• Encadre l’équipe du personnel de maison dont il a la supervision ;
• Participe au recrutement du personnel de son équipe ;
• Définit les tâches de chacun, assure la supervision quotidienne et contrôle la qualité du travail du personnel sous sa supervision (ponctualité, rigueur, qualité…) ;
• Effectue les bilans de son équipe ;
• Anime et organise des réunions régulières de son équipe et veille à la circulation de l’information.

3- VEILLE JURIDIQUE DE LA MISSION

• Sous la supervision du CORH, assure la veille Juridique de la mission en créant un réseau d’information à travers lequel il sera informé ;
• Se documente sur la législation du travail dans le pays : contact avec l’inspection du travail et l’AGUIPE, recueil d’information auprès des autres ONG, recherche des actualisations en matière de droit du travail (Arrêtés, décrets, etc.) ;
• Se documente sur la législation fiscale dans le pays (contact avec Direction générale des impôts, Sécurité sociale, etc.) pour tout ce qui concerne les taxes sur les salaires ;
• Contribue à la mise à jour des documents de politique et prise en charge du personnel (Règlement Intérieur, contrats, procédures RH, etc.) gérée par le CORH.

4- AUTRE : en plus de responsabilités ci-dessus, le Responsable RH 

• Participe aux réunions de coordination à la demande du CORH ;
• Participe aux réunions de communication générale ou négociation avec les délégués du personnel ;
• Participe aux réunions UNHAS et effectue les CR si besoin ;
• Effectue des visites terrains sur les projets d’Alima en Guinée sur demande du CORH ;
• Participe aux réunions, groupe de travail, de coordination externe concernant les Ressources Humaines ;
• Garantit la confidentialité de tous les documents en lien avec les dossiers des employés et les documents internes Alima.
• La confidentialité est une règle absolue pour ce poste, il est strictement interdit de divulguer des informations et tout manquement à cette règle sera considéré comme une faute grave et sanctionnée conformément aux dispositions du Règlement Intérieur ;
• Il se doit de faire remonter à son supérieur hiérarchique toute difficulté importante que pourrait rencontrer un employé ;

Il doit traiter tous les employés de façon égale, sans favoritisme ou passe-droit accordé pour quelque raison que ce soit.

Compétences requises

• Diplôme : Avoir un diplôme en GRH, ou tout diplôme équivalent

Expériences requises : une expérience de travail sur un poste similaire.

• Une expérience avec une ONG serait un atout.
• Connaissance de la législation du travail en Guinée

Attitudes et qualités personnelles

• Capacité d’autonomie et proactif
• Capacité d’analyse et sens critique
• Sens de l’organisation et de la rigueur
• Maîtrise du logiciel HOMERE
• Maitrise de l’outil informatique (Word et Excel)
• Capacité au travail d’équipe et sens des responsabilités
• Maitrise du français indispensable
• La ponctualité la disponibilité, la flexibilité et l’aptitude à travailler sous pression sont des atouts

Conditions de dépôt de candidature

Les candidats intéressés doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation au département des ressources humaines d’ALIMA avec la mention « Responsable des Ressources Humaines » avant le 29/03/2021 à 15h 00 au bureau de la Coordination d’ALIMA et au niveau de l’administration de nos autres sites. Aucune candidature ne sera acceptée après cette période.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Par ailleurs, ALIMA se réserve le droit de ne pas donner suite à la présente offre d’emploi.

En personne : Bureau ALIMA, Quartier Landréah, Commune Dixinn, en face de l’Ambassade du Japon, Conakry – Guinée.

Téléphone : + 224 624 198 684

Les candidatures féminines sont fortement encouragées