Terms of Reference (TOR)
for functions under a National Personnel Service Agreement
- Position Information
| Office/Unit/Project | PNUD/Guinnée/Programme Gouvernance Sécuritaire/Projet Renforcement du Dialogue Multi-acteurs pour une Gouvernance Foncière et Environnementale Responsable en Basse Guinée. |
| Functional Title | Assistant (e) Administratif |
| Classified Level | NPSA 6 |
| Duty station (City and Country) | Conakry- Guinée |
| Type (Regular or Short term) | Regular term |
| Office- or Home-based | Office |
| Expected starting date | 01 Mars 2022 |
| Expected Duration | 1 an avec possibilité de renouvèlement |
2. Office/Unit/Project Description (max 300 words)
Dans le cadre de la mise en œuvre du projet Renforcement du dialogue multi-acteurs pour une gouvernance foncière et environnementale responsable en Basse Guinée financé par le Fond de Consolidation de la paix au compte de deux agences (l’ONU-HABITAT et le PNUD) avec l’ONG ACCORD Internationale, il est envisagé un appui à l’Etat guinéen sur la période 2021-2023.
Cet appui vise essentiellement à répondre aux risques croissants de violences liées à l’usage des terres et des ressources naturelles dans la région de Basse Guinée. Il renforcera le dialogue multi-acteurs et la cohésion sociale, et mettra en place des mécanismes pragmatiques graduels pour une gouvernance foncière responsable et sécurisée pour les ménages vulnérables et à risque de violence en vue de prévenir les conflits liés aux opérations d’exploitation des ressources minières et de carrière en milieu rural et périurbain ainsi qu’aux problèmes de démolitions des biens à usage d’habitation et commercial sur les emprises publiques en milieu urbain dans les zones de la Basse Guinée.
Sous la supervision directe du chargé de programme gouvernance sécuritaire et de la supervision générale du Team Leader Gouvernance et Etat de Droit, l’Assistant (e) fournira un appui technique et efficace pour la planification, la gestion des données et la mise en œuvre du projet. Il ou Elle, contribuera à :
- Obtenir une équipe programmatique dynamique et très efficace ;
- L’ensemble des dossiers administratif soient bien traités et classifiés ;
- Le programme a une bonne performance grâce au taux appréciable du Delivery ;
Les résultats clés auront un impact sur l’efficience globale du Programme Gouvernance Sécuritaire dans la mise en œuvre de ses activités. C’est pourquoi le PNUD-Guinée recrute pour ce volet, un (e) Assistant (e) Administratif
3. Scope of Work (5 to 7 items only)
Le/la Assistant (e) Administrative sera chargé(e) des taches suivantes :
- Apporter un appui administratif et programmatique à l’équipe de programme dans le processus d’élaboration du plan de travail, du budget ainsi que la mise en œuvre des activités ;
- Initier et assurer le suivi de tous les documents administratifs liés aux activités du programme ;
- Appui à la préparation des documents pour les différentes de réunion, ateliers, comités et autres ;
- Organiser et maintenir à jour le classement physique et électronique des dossiers pour un accès faciles tout en veillant sur la confidentialité ;
- Organiser et coordonner le classement de l’ensemble des documents administratifs t financiers et s’assurer de leur mise à jour régulière ;
- Assurer le suivi des dossiers initier orienter aux services des achats (procurement) puis faire le suivi auprès de fournisseurs et prestataires ;
Sur instruction du chargé de programme gouvernance sécuritaire, le/la Assistant (e) Administrative se chargera aussi
- Assurer la création des réquisitions dans Atlas pour les projets en cours et effectuer la réception des matériels dans Atlas .
- Institutional Arrangement
IL/ELLE est placé (e) sous la coordination Générale du Team Leader Gouvernance et Etat de Droit et sous la supervision directe du Chargé de Programme Gouvernance Sécuritaire responsable de l’évaluation de l’équipe du projet .
- Minimum Qualifications of the Successful NPSA
| Min. Academic Education | Diplôme universitaire (minimum Bac+3) en gestion administration ou tout autre domaine pertinent. |
| Min. years of relevant Work experience | Une expérience avérée de 3 ans au moins dans la gestion administrative et opérationnelle ou d’appui au Programme en entreprise ou organisation est requise. |
| Required skills and competencies | • Bonne connaissance des procédures comptables et administratives des Nations Unies est un atout. •Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels 5MS Word, Excel, etc) et une connaissance approfondie d’Excel et une expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur internet |
| Desired additional skills and competencies | Produit et fournit des résultats de qualité de manière opportune et axée sur le service; est orienté vers l’action et engagé à atteindre les résultats convenus. Développe et favorise une collaboration efficace au sein des unités et entre celles-ci pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats. |
| Required Language(s) (at working level) | Maitrise parfaite du français est requise pour le poste Maitrise de l’anglais est un atout. |
Other : Les candidatures féminines sont fortement encouragées
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