Offre d’emploi : Expertise France recrute un (e) Assistant (e) Evénements et Missions
Intitulé du poste : Assistant (e) Evénements et Missions
Localisation Conakry, Guinée
Contrat : CDD
Durée du contrat : 1 an
Responsable hiérarchique : Responsable de la Logistique et Achats
Situation/Position : Direction des Opérations
Date limite de candidature : 11/01/23
DESCRIPTION DU CONTEXTE
Expertise France est l’agence française de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- Gouvernance démocratique, économique et financière ;
- Stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
- Lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;
- Renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.
SITUATION/POSITION : Direction des Opérations
IL/Elle sera basé(e) à Conakry est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique d’un Responsable Logistique et Achats basé à Conakry. Il aura un lien fonctionnel avec l’ensemble de la cellule d’appui mutualisée ainsi que les partenaires et fournisseurs externes.
MISSIONS :
Gestion des Evénements (ateliers, séminaires, formations, réunions)
- Gestion et mise à jour du fichier de suivi des événements (ateliers, séminaires, formations, réunions) en lien avec le Responsable Logistique et Achats ;
- Suivi des réservations de salles et de la restauration ;
- Mise en place et vérification du matériel (micro, climatisation, vidéoprojecteurs, ordinateurs, tables, chaises etc.) avant chaque événement (dans les hôtels ou au bureau d’Expertise France) ;
- S’assurer que tous les outils d’actions de visibilité (brochures, plaquettes, banderoles, kakémonos, etc.) sont confectionnés et disponibles en lien avec le chargé communication et les chargés de contrats ;
- S’assurer que les paiements des perdiems et frais de transport des participants sont effectués pour chaque événement en lien avec l’Assistant.e admin/fin ;
- S’assurer que les médias (radio, télé, presse en ligne, presse écrite etc.) sont sollicités en lien avec l’équipe projet et le chargé communication ;
- S’assurer que les réservations de salles lors des événements au bureau d’Expertise France qui se font dans l’application GRR soient suivies et répondues en lien avec le chargé des moyens généraux ou son assistant (e) ;
Gestion des missions vers la Guinée, de la Guinée vers l’étranger et des missions terrains (à l’intérieur de la Guiné
- Gestion et mise à jour du fichier de suivi des missions en lien avec le Responsable Logistique et Achats ;
- Assister les missionnaires dans l’obtention du visa en ligne ;
- S’assurer qu’Un TDR (terme de références) soit élaboré et signé par le chef de projet pour
- chaque mission avant de commencer la procédure ;
- S’assurer que les procédures sûreté sont respectées pour la venue des missionnaires ;
- S’assurer que l’annexe à l’ordre de mission est établie par l’assistante administrative et financières pour les missions terrains ;
- S’assurer que les perdiems et frais de carburants soient payés avant chaque mission terrain en lien avec l’assistante administrative et financière ;
Archivage
- Responsable de l’archivage de tous les documents relatifs aux missions et événements
PROFIL SOUHAITE :
- Être titulaire d’une licence en logistique, économie ou tous autres domaines compatibles avec le poste ;
- Au moins trois (3) ans d’expériences professionnelles dans le domaine de la logistique et des événements, avec des expériences prouvées ;
- Avoir des bases standards en gestion de parc véhicule et de moyens généraux ;
- Avoir des compétences avérées en informatique (Word, Excel, Powerpoint etc.)
- Travail avec intégrité ;
- Noue des relations constructives ;
- Capacités organisationnelles et de planification ;
- Capacités de négociation ;
Expertise France est respectueuse de l’égalité des chances et encourage vivement les candidatures féminines.
NB : Veuillez noter que seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.
Vous pouvez envoyer votre dossier de candidature comprenant un cv et une lettre de motivation et les noms de trois personnes citées comme des références professionnelles à l’adresse suivante : [email protected]r et ou en cliquant sur le lien suivant : https://www.expertisefrance.fr/web/guest/on-recrute#page-8751—1—assistant-e-evenements-et-missions-h-f—fr_FR?backlink=search en mettant en objet du mail ce code « ASSISTANT.E MISSIONS EVENEMENTS » au plus tard le 11 Janvier 2023.
