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Recrutement d’Assistant (e) Administratif (ve)

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TERMES DE REFERENCES

  1. Informations sur le Poste

Titre :   Assistant (e) Administratif (ve)

Superviseur : Chargé de Programme Gouvernance

Département : Cluster Gouvernance et Etat de Droit

Durée : 12 Mois

Grade Actuel : SB3

Contexte organisationnel :

Sous la supervision directe du chargé de Programme Gouvernance et de la supervision générale du Team Leader Gouvernance et Etat de Droit, l’Assistant(e) Administratif(ve) fournira un appui technique et efficace pour la planification, la gestion des données et la mise en œuvre des programmes. Il/elle assure les fonctions d’appui à la gestion administrative et financière du Programme Gouvernance.

  1. Fonctions / Principaux Résultats clés attendus
  1. Appui à la gestion du Programme en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
    • Apporter un appui administratif et programmatique à l’équipe de Programme dans la préparation des plans de travail, budgets et propositions dans le processus de mise en œuvre des programmes ;
  • Avec l’orientation du superviseur, assembler les documents de briefing, préparer les PowerPoint et d’autres présentations du Programme ;
  • Assister l’équipe de Programme dans le cadre de l’audit des Projets et Programmes et appuyer la mise en œuvre des recommandations des audits.
  • Appuyer l’équipe en apportant de l’assistance aux partenaires d’exécution dans les processus de mise en œuvre des projets et le suivi de l’utilisation des ressources financières
  1. Appui à la gestion financière en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
  • Créer des projets dans Atlas, préparer les révisions budgétaires requises, la révision et le suivi du statut des projets, des fonds non utilisés, la clôture opérationnelle et financière de projets.
  • Créer les réquisitions dans Atlas pour les projets en cours et effectuer la réception des matériels dans Atlas.
  • Appuyer l’équipe de Programme dans la gestion financière des programmes.
  • Organiser, compiler des renseignements des donateurs, de l’équipe Programme en termes d’inputs des différents documents et bases de données.
  • Appuyer l’équipe Programme dans le suivi et production de rapports pour les ressources mobilisées.
  1. Appui administratif au Programme en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
  • Apporter un appui administratif à l’équipe Programme dans l’organisation des événements, meetings et autres ateliers.
  • Faire des arrangements pour les missions officielles de l’équipe Programme par la préparation des réquisitions et claims y afférents.
  • Organiser et maintenir à jour le classement physique et électronique des dossiers pour un accès facile tout en veillant sur la confidentialité.
  • Organiser et coordonner le classement des correspondances/documents et s’assurer de leur mise à jour régulière. Maintenir à la fois les copies dures et électroniques des classements du bureau en identifiant clairement les différents types de dossiers.

Créer et maintenir convenablement les références des dossiers reçus électroniquement.

  1. Impact sur les résultats clés

Les résultats clés auront un impact sur l’efficience globale du Programme gouvernance, en particulier en ce qui concerne la mise en œuvre des stratégies programmatiques. Les informations fournies faciliteront la prise de décisions par les responsables du Programme.

 Compétences et facteurs critiques de succès :

Compétences Fonctionnelles :

  • Très bonne capacité d’analyse et porté sur les résultats ;
  • Approche orientée vers le client dans le travail ;
  • Capacité de gérer les relations et de communiquer ;
  • Connaissance approfondie des procédures et règles de comptabilité financière ;
  • Excellente connaissance et application des technologies informatiques et systèmes de gestion ;
  • Capacité à faire des inputs dans les processus de gestion, d’adaptation et de mise en place de nouveaux systèmes.

Compétences de base :

  • Démonstration / sauvegarde de l’éthique et de l’intégrité ;
  • Démonstration d’une connaissance de base et d’un grand sens du jugement et de développement personnel, prise d’initiative ;
  • Agir comme un membre d’équipe et faciliter le travail en équipe ;
  • Facilitation et encouragement à une communication ouverte au sein de l’équipe, communication effective ;
  • Création des synergies à travers le contrôle de soi ;
  • Gestion des conflits ;
  • Formation et partage des connaissances et encourager à former les collègues ;
  • La promotion de la formation et la gestion / partage des connaissances sont la responsabilité de tout personnel ;
  • Information et prise de décision transparente .

Qualifications requises

Education : 

Diplôme universitaire (minimum Bac+3) en gestion financière/comptabilité, administration ou tout autre domaine pertinent.

Experience:

  • Une expérience avérée de 5 ans au moins dans la gestion financière et opérationnelle ou d’appui au Programme en entreprise ou organisation est requise.
  • Bonne connaissance des procédures comptables et administratives des Nations Unies est un atout.
  • Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels (MS Word, Excel, etc) et une connaissance approfondie d’Excel et une expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur Internet.

Langues :

Maîtrise du Français parlé et écrit est requise et une bonne connaissance de l’anglais est un atout.

Autres:

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le PNUD a une tolérance zéro pour la corruption. Les services de recrutement et des achats du PNUD sont gratuits et aucun paiement n’est exigé pour nos services. En cas de violation de ces principes, veuillez nous contacter par le biais de l’adresse email suivante: [email protected]

Pour postuler veuillez cliquer sur ce lien ci-après :

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