PRECOP – APPEL A MANIFESTATION D’INTERET RECRUTEMENT D’UNE FIRME/CABINET POUR LE RENFORCEMENT DES CAPACITES DES MICRO, PETITES ET MOYENNES ENTREPRISES PME POUR LA PREPARATION DE DOSSIERS DE REPONSES AUX APPELS D’OFFRE ET AUSSI DE L’APPUI POUR METTRE EN ŒUVRE LES CONTRATS POUR ACCROITRE LEURS COMPETITIVITES

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REPUBLIQUE DE GUINEETravail-Justice-Solidarité

MINISTERE DE L’INDUSTRIE, DES PETITES ET MOYENNES ENTREPRISES

PROJET DE RENFORCEMENT DE LA COMPETITIVITE DES MICRO, PME ET ACCES AU FINANCEMENT EN GUINEE (PRECOP)

APPEL A MANIFESTATION D’INTERETRECRUTEMENT D’UNE FIRME/CABINET POUR LE RENFORCEMENT DES CAPACITES DES MICRO, PETITES ET MOYENNES ENTREPRISES PME POUR LA PREPARATION DE DOSSIERS DE REPONSES AUX APPELS D’OFFRE ET AUSSI DE L’APPUI POUR METTRE EN ŒUVRE LES CONTRATS POUR ACCROITRE LEURS COMPETITIVITES.

Date de début : 24 Août 2020                                                        

Date limite :  07 Septembre 2020

  1. CONTEXTE DE LA MISSION

Comme la plupart des pays de la région de l’Afrique subsaharienne, la République de Guinée connaît actuellement une flambée tardive mais attendue du Covid-19. Le premier cas officiel a été déclaré le 12 mars 2020. Selon les dernières statistiques rendues publiques le 27 juin 2020, on décompte au total 5342 cas positifs. Par ailleurs, on note 4282 guéris, soit un total cumulatif de 5343 et 31 morts hospitalières sur l’ensemble du territoire national.

Afin de contenir le virus, limiter sa propagation et briser les chaînes de transmission, le gouvernement, par le biais de son Agence Nationale de Sécurité Sanitaire (ANSS), a mis en place plusieurs mécanismes et activités.

Malgré ces mesures d’urgence prises par le Gouvernement, la situation épidémiologique et son développement exponentiel sont à ce jour très préoccupantes. L’état d’urgence a été déclarée par le président de la République le 23 mars 2020, dans son discours à la nation, et le Gouvernement, par l’intermédiaire du Premier Ministre, a présenté le 06 avril 2020 son plan de réponse à l’épidémie de Covid-19 d’une valeur de plus de 300 M $ et s’articulant autour de trois (03) axes, à savoir (i) un volet santé, (ii) un volet social et (iii) un volet d’appui au secteur privé.

C’est dans ce cadre que le Groupe de la Banque Mondiale, à travers son projet PRECOP, lance le recrutement d’un cabinet pour la formation et l’accompagnement de 150 Micro, Petites et Moyennes Entreprises (MPME).

Le but de l’intervention est de renforcer les capacités de résilience de 150 MPME dans la fourniture de travaux, biens et services. Les MPME ciblées sont celles évoluant dans les secteurs du BTP (Bâtiment et travaux publics), de la logistique, de l’agro business, de la fourniture de biens d’équipement, etc.

Le succès de ce programme repose sur la mise en œuvre d’un ensemble d’activités liant formation et accompagnement en matière de soumission et suivi de marchés devant améliorer l’aptitude des fournisseurs locaux à avoir accès à des opportunités de financement et d’affaires.

Cette consultation vise à recruter un cabinet chargé de former et d’accompagner les MPME ciblées.

Le cabinet devrait travailler en étroite collaboration avec la Bourse de Sous-Traitance et de Partenariats qui détient une base de données des MPME bien fournie et qui travaille déjà avec plusieurs multinationales et un grand nombre de cabinet de formation. La BSTP vient aussi d’achever une évaluation de besoins spécifiques en renforcement de capacité de plusieurs MPME membres, ce qui permettra d’informer le programme de formation.

  1. OBJECTIF DE LA MISSION

L’objectif général de la consultation est de renforcer les capacités des MPME ciblées par la formation et l’accompagnement en matière de soumission aux marchés de travaux, biens et services ainsi que leur suivi contractuel pendant l’exécution des travaux en tenant compte des opportunités d’affaires qu’offre leur secteur d’activité et des contraintes crées par l’environnement actuel avec la pandémie Covid-19 affectant les activités dans le pays.

L’objectif principal est de pouvoir accroitre la faculté de résilience des MPME face à la pandémie d’une part et relancer par la même occasion l’économie nationale d’autre part.

B.     DESCRIPTIONS DES TACHES

En étroite collaboration avec la Direction Nationale des PME et la BSTP, et sous la supervision de l’Unité de Coordination du Projet PRECOP, le cabinet sera en charge d’exécuter les activités suivantes :

a.  Formation

Le cabinet aura la charge de concevoir et déployer des modules de formation dont le contenu devra couvrir les aspects suivants :

  • Gestion des ressources humainesles modules de formation couvriront les thèmes suivants: (i) Établir une stratégie et politique RH appropriée en se concentrant sur la façon de gérer efficacement les dossiers du personnel, les recrutements, les congés, les sanctions, les départs à la retraite, comment conserver des collaborateurs de haut niveau, comment établir un manuel de procédures administratives, mettre en place des outils de traitement de la paie et une grille salariale afin d’assurer le développement durable de leur entreprise (ii) comment identifier le rôle, décrire le processus et les outils de la planification RH pour construire leur avantage concurrentiel;  (iii) comment recruter des employés hautement qualifiés :  identifier les outils et méthodes d’entretiens essentiels, prendre des décisions concernant les meilleurs candidats lors de la sélection et négocier le salaire et les avantages sociaux;  (iv) comment fournir une meilleure compréhension des rôles et des avantages de la conception des tâches, décrire et illustrer le processus de conception des tâches lors de l’organisation et de l’attribution des tâches aux employés;  (iv) comment mieux comprendre l’importance du rôle de l’évaluation du rendement au travail et comment traiter efficacement une évaluation du rendement;  v) comment effectuer la planification prévisionnelle de l’emploi et des compétences, en intégrant le processus d’identification des besoins du personnel, l’établissement de repères d’emploi et de compétences, la gestion de la carrière et la mobilité du personnel; et (vi) aider les gestionnaires à mieux comprendre comment diriger, déléguer et encadrer leur équipe.
  • Gestion financièreaider les MPME à : (i) maitriser les principes de la comptabilité en conformité avec le SYSCOHADA révisé, organiser le département comptable, établir des procédures comptables ; (ii) définir les avantages et les types de budgets, mettre en pratique un processus de base pour établir des budgets globaux et détaillés, utiliser des budgets pour contrôler les coûts des activités (exécution, suivi et contrôle budgétaire), analyser les écarts budgétaires, identifier des principes pour appliquer efficacement des budgets en entreprise; (iii) définir et utiliser des ratios de rentabilité, solvabilité, liquidité; (iv) identifier les projets, évaluer le chiffre d’affaire prévisionnel, évaluer les achats directs, évaluer les frais généraux, déterminer les investissements, choisir le mode de financement, élaborer les états financiers prévisionnels, le plan de financement et le plan de trésorerie, analyser la faisabilité et la rentabilité ; (v) maitriser les processus de demande, d’obtention et de gestion de prêts bancaires et autres types de financements.
  • Qualité, Hygiène, Santé, sécurité et environnement (QHSSE): aider les MPME à : (i) identifier les besoins liés à la gestion de la sécurité et comprendre les exigences QHSSE des chaînes d’approvisionnement minières;  (ii) identifier les rôles et responsabilités des salariés, identifier les différentes étapes d’analyse du processus QHSSE et le rôle de la hiérarchie;  (iii) élaborer un plan d’action pour répondre aux exigences QHSSE;  (iv) identifier les dangers et la nature des risques liés aux activités humaines, comprendre les méthodes d’évaluation des risques, se familiariser avec les outils de gestion des risques, connaître la charte des procédures, (v) développer un système de gestion et de contrôle de la qualité et indiquer les avantages de l’amélioration de la qualité, identifier les coûts de la qualité, expliquer les éléments clés de la gestion de la qualité.
  • Gestion de projetaider les MPME à : (i)  mieux comprendre les compétences de base en gestion de projet;  (ii) décrire la planification, l’exécution et le contrôle des processus de travail, organiser efficacement le travail individuel lors de l’exécution de plusieurs tâches, planifier un projet d’équipe, appliquer des techniques de contrôle et de suivi ; planifier, et contrôler le travail lorsque les sources sont partagées avec d’autres;  (iii) mieux gérer et contrôler les ressources humaines, matérielles, techniques et financières en appliquant des mesures pertinentes pour gérer plus efficacement les personnes et les matériaux, comprendre les principes de base de l’inventaire et la gestion des stocks, protéger les actifs des entreprises et gérer les technologies;  v) rédiger les spécifications du projet, y compris les délais et évaluer la rentabilité, exécuter et suivre le calendrier de mise en œuvre, gérer la clôture du projet, effectuer le contrôle des activités du projet (iv) comprendre l’importance de la gestion du changement;  et (v) les rôles et avantages de la gestion de la qualité, y compris le système de gestion de la qualité, les coûts et l’audit de la qualité.
  • Planification et continuité des activités Covid-19: aider les MPME à : (i) mieux comprendre comment restructurer les fonctions et les activités de l’ entreprise dans le contexte du Covid-19; (ii) redéfinir la stratégie et le plan d’affaires pour relancer les activités dans le contexte actuelle de la Covid-19 et préparer la période post Covid-19; (iii) mettre en place le plan de gestion des risques et de continuité des activités ; (iv) faire l’analyse rétrospective de la gestion de la pandémie et son corollaire d’incidence sur le fonctionnement de l’entreprise; (v) mettre en œuvre un système de veille des tendances et perspectives économiques post- Covid-19; (vi) anticiper sur les besoins et les comportements futurs des clients ; (vii) optimiser la production et la chaine d’approvisionnement ; (viii) gérer la liquidité et le financement dans un contexte de crise et post-crise.
  • Comment soumissionner aux opportunités de marchés : aider les MPME à : (i) comprendre comment collecter l’information afin de bénéficier des opportunités de marchés (comment et où trouver l’information) ; (ii) comprendre et analyser le besoins exprimés par le client potentiel (lecture et interprétation des termes de références) et faire le choix de soumissionner ou pas (analyse de l’opportunité de soumissionner tenant compte de la capacité de réalisation du marché et de sa rentabilité) ; (iv) composer l’équipe en charge du montage de l’offre (répartition des taches en fonction des spécialités), rédaction de l’offre (présentation offre technique et financière), négociation et contractualisation ; (v) comprendre les règles et principes de passation des marchés (identifier les types de passation des marchés, maitriser les modes de passation de marchés).

Les modules devraient être adaptés au besoin et normes requises des grandes entreprises acheteuses des produits et services fournis par les PMEs locales telles que les entreprises minières.  Ils feront l’objet de validation et seront déployés à travers une série d’ateliers de formation du personnel ciblé avec des cas pratiques et matériel pédagogique adapté en matière de soumission de travaux, biens et services.

Les modules devraient être couverts sur une durée maximale de 12 jours (pour une journée de 7h).

Il est à préciser que les kits des participants, la réservation des salles pour la formation à valider par l’équipe du PRECOP et la restauration (2 pause-café et un déjeuner par jour pour chaque atelier) sont à la charge du cabinet.

Le consultant collectera les données relatives au chiffre d’affaires et nombre d’employés des MPME formées en prélude à la formation.

b. Accompagnement

L’accompagnement consistera en un suivi rapproché des MPME ayant participées aux ateliers de formation. Il consistera en un transfert progressif des connaissances et compétences acquises lors des ateliers comme suit :

  • Appropriation des modules de formation : appuyer le personnel des MPME et assurer la mise en place des procédures et outils d’exécution et de suivi (marchés, gestion de projet, gestion des ressources humaines, gestion financière, QHSSE et autres) en corrélation avec la formation et sur la base des évaluations disponibles. En outre, le cabinet devra soutenir et assurer la mise en place d’un plan de riposte Covid-19 et de relance post COVID 19 pour chaque MPME ;
  • Soumission des offres : appuyer le personnel des MPME dans la mise en œuvre des étapes de soumissions à trois (3) opportunités de marchés réelles ;
  • Exécution des marchés : appuyer 30 MPME bénéficiaires de marchés à déterminer les points d’engagements contractuels à la réalisation d’un (1) marché (délais de réalisation, mobilisation des moyens techniques, humains, matériel et financier, approvisionnement, etc.); fixer les objectifs temporels et assigner les taches au personnel dédié; effectuer une évaluation périodique de l’avancement du contrat (identification des points forts/faibles, difficultés rencontrées, actions correctrices à entreprendre, impact financier, etc.), capitaliser sur l’expérience obtenue, (démarche formelle à élaborer, archivage documentaire, formation du personnel, investissement à effectuer, etc.); respecter les normes santé, sécurité et environnementales requises et effectuer une gestion optimale du gestion de la mission et des moyens matériels et techniques requis.

Le Cabinet présentera périodiquement les résultats obtenus (nombre de MPME ayant obtenu des marchés, volume du chiffre d’affaire généré, impact sur la MPME avant et après le COVID 19, etc.).

i.       Résultats attendus

  • Le personnel des 150 MPME est formé et outillé pour soumissionner aux opportunités et exécuter les marchés selon les meilleurs pratiques ;
  • Les 150 MPME ont bénéficié d’un accompagnement individuel dans toutes les étapes de mise en place des procédures, de plan de riposte et de relance Covid-19, de soumission et d’exécutions de marchés ;
  • Au moins 20% des MPME (30) ont obtenu des marchés et/ou ont bénéficié d’un accompagnement individualisé dans la mise en œuvre des étapes d’exécution des marchés ;
  • Au moins 10% des MPME ont eu leur chiffre d’affaire boosté de 20%.

C.     LIVRABLES

  • Fournir le rapport de démarrage indiquant l’approche, la méthodologie, le calendrier et les outils relatifs à la formation ;
  • Fournir les modules de formation couvrant les thématiques indiquées incluant le plan de séance, le matériel pédagogique et didactique ;
  • Fournir un rapport de restitution des ateliers de formation (liste de présence, déroulement, évaluation de l’atelier par les participants, tous les supports utilisés dans le cadre de la formation, les contraintes rencontrées et leçons apprises et recommandations etc.) ;
  • Fournir un planning individualisé pour l’accompagnement et coaching des MPME incorporant la gestion des ressources humaines, gestion financière, gestion de projet, gestion QHSSE, plan de riposte et de relance Covid-19, la soumission et l’exécution des marchés et autres ;
  • Fournir des rapports périodiques sur les résultats obtenus lors du déroulement de l’accompagnement et du coaching des MPME ;
  • Fournir un rapport global de mission incluant les résultats atteints, les difficultés rencontrées, les contraintes et les recommandations pour les futures missions.

Tous les livrables seront soumis en langue française à l’Unité de Coordination du PRECOP pour approbation après validation de la BSTP.

D.    CALENDRIER ET ESTIMATION DES EFFORTS DE TRAVAIL

Phase Jours d’effort
1.     Formation
Conception du module incluant le matériel pédagogique 15
Edition kit de formation des participants et matériel didactique 1
Atelier de formation (maximum 25 personnes par atelier) 72
Rapport de restitution des ateliers de formation (liste de présence, déroulement, évaluation de l’atelier par les participants, etc.) 3
1.     Accompagnement
Accompagnement pratique et coaching sur la mise en place des procédures, de plan de riposte et de relance Covid-19 et la soumission à trois (3) opportunités d’affaires incluant le planning (minimum de 8 heures de coaching et accompagnement par MPME) 150
Rapport d’étape 1 2
Accompagnement pratique et coaching sur l’exécution des marchés pour 30 MPME incluant le planning (minimum de 8 heures de coaching et accompagnement par MPME) 30
Rapport d’étape 2 2
3. Clôture
Rapport final incluant l’évaluation des PMEs (contrats obtenus etc.) 5
Total : 280 jours

La formation se tiendra sur une période de 3 mois après le lancement de la mission. L’accompagnement et l’évaluation des résultats se tiendront sur une période de 9 à12 mois après le lancement de la mission.

  1. CONTRIBUTION SPECIFIQUES PROVENANT DE L’UNITÉ DE COORDINATION DU PRECOP

L’Unité de Coordination fournira au cabinet les éléments suivants :

  • Liste et contacts des PME sélectionnées en collaboration avec la BSTP ;
  • Les exigences de sécurité et d’hygiène relatives aux lieux de formation.
  1. EXPERTISE RECHERCHÉE & PROFIL DU CANDIDAT

Le Cabinet doit avoir réalisé aux moins une mission similaire au cours des 5 dernières années et avoir une expertise reconnue en formation et renforcement de capacité des MPME en Guinée ou dans un contexte similaire. A titre indicatif, l’équipe de consultants devra inclure les compétences suivantes ou équivalentes :

  1. Un Chef de projet (Bac+5), avec au moins dix (10) dans d’expérience professionnelle donc 5 ans dans le domaine d’appui au développement des MPME et de la Gestion de projets. Il agira en tant que chef de projet et de coordinateur des activités et relations avec toute parties prenantes.
  2. Un spécialiste en Gestion d’entreprises et en mangement (Bac+ 5), en Economie, Gestion des Entreprises, etc. ayant dix (10) ans d’expérience professionnelle dont au moins 5 ans dans les domaines de Gestion des Entreprises et/ou d’appui au développement des MPME.
  • Au minimum trois Formateurs (Bac+ 4). Les formateurs doivent avoir au moins 5 ans d’expérience dans l’élaboration et l’exécution des programmes de formations pour les entrepreneurs et MPME.

Les consultants doivent disposer des compétences suivantes :

  • Une bonne connaissance de l’environnement des affaires et le marché des MPME en Guinée ;
  • Excellente connaissance des procédures et standards d’approvisionnement et QHSSE du secteur minier et de l’industrie ;
  • Une maitrise des critères et procédures de demande, d’obtention et de gestion de prêts bancaires et autres types de financements ;
  • Capacité à interagir avec les acteurs des organisations publiques et privées ;
  • Disposer d’une bonne maitrise de l’environnement Guinéen en matière de formation et de capacité des MPME y compris des contraintes liées à la sous-traitance dans les secteurs minier et industriel seraient un atout ;
  • Faire preuve d’intégrité en adoptant les normes d’éthique et de déontologie ;
  • Excellentes capacités de communication et rédactionnelles et un bon esprit de synthèse ;
  • Avoir une bonne maitrise du Français (obligatoire) et de l’anglais (optionnel) ;
  • Capacité avérée à planifier, organiser et mettre en œuvre efficacement des activités liées à une stratégie de formation et de suivi et évaluation ;
  • Capacité à travailler en autonomie, rendre compte et à résister aux charges de travail importantes ;
  • Capacité de conception d’outils de suivi (tableaux de bords, etc..) ;
  • Bonne connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).
  1. METHODE DE SELECTION

La firme sera sélectionnée suivant la méthode de Qualification des consultants (QC) conformément aux dispositions définies dans le Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs de la Banque Mondiale de juillet 2016 révisé en novembre 2017 et Août 2018.

  1. DEPOT DU DOSSIER DE SOUMISSION

Les manifestations d’intérêt devront être déposées sous pli fermé au plus tard le 07 Septembre 2020 à 12 heures 30mn à l’adresse mentionnée ci-dessous et aux heures suivantes. Projet de Renforcement de la Compétitivité des PME et Accès au financement (PRECOP) Ministère de l’Industrie, des Petites et Moyennes Entreprises à Conakry   sise à l’Immeuble BANKO Woulada 3e étage, après le dispensaire de Ratoma (CMC de Ratoma), Commune de Ratoma-Conakry. adresse : [email protected] et [email protected]   /  +224/ 622 181 938 / 622 623 100

Le Coordonnateur

Cheick Santigui CAMARA