Recrutement d’un Cabinet Audit pour Solthis Guinée

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Termes de références Audit Financier pour le projet :

« RUCHE »

N° de référence : Audit Projet-RUCHE-2020

Novembre 2020

Généralités :

Entité : « SOLTHIS (Solidarité Thérapeutique et Initiatives pour la santé »

Objet : Audit du Projet : « RUCHE » – Améliorer l’accès et la qualité de la prise en charge du VIH/Sida en Guinée et Côte d’Ivoire

Période à auditer : 01/02/2020 – 31/01/2023

Date limite de dépôts des offres : 18 Décembre 2020

Date estimée de démarrage : Février 2021

Lieux de l’audit : Guinée-Conakry et/ou France-Paris

Table des matières

  1. Avant-propos. 4
  2. Description du projet. 4

III.  Objectif de l’audit. 9

  1. Organisation de l’audit. 9

IV1. Méthodologie et approche de l’audit. 9

  1. Déroulement et Etendue de l’audit. 10

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur. 10

V2. La réalisation et la restitution de l’audit financier. 10

  1. Rapports à fournir. 11

VII. Documents de référence. 11

VIII.         Proposition technique et financière. 11

  1. Traitements des applications. 12

IX.1 Evaluation des applications. 12

IX.2 Budget. 13

  1. Envoi des offres. 13
  2. Annexes. 13

X.1 Liste de vérification audit financier. 13

X.2 Budget du Projet. 13

  1. 3 Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social 13

I.            Avant-propos

Solthis est une association ayant pour objet de contribuer au renforcement des systèmes de santé pour améliorer l’accès à des soins de qualité dans les pays à ressources limitées et/ou auprès des populations vulnérables. Le projet en Guinée est un appui technique aux autorités guinéennes pour un meilleur suivi, une meilleure coordination des activités dans la cadre de la riposte au VIH/SIDA.

II.          Description du projet

Le projet vise à contribuer à l’atteinte des objectifs trois 90 en matière de lutte contre le VIH/Sida dans la région Afrique de l’Ouest. En Côte d’Ivoire, avec une prévalence VIH de 2,8% (plus haut taux en Afrique de l’Ouest) et une épidémie dite concentrée, la principale problématique des PVVIH reste l’accès à la connaissance du statut sérologique. En effet, si 84% des PVVIH connaissant leur statut sont mises sous traitement ARV, près d’une PVVIH sur deux (61%) ignore encore son statut sérologique. Cette situation est liée à l’inadéquation des dispositifs existants de dépistage du VIH qui peinent à toucher les plus vulnérables/à risque. Le projet vise ainsi accompagner le pays pour la mise en œuvre et l’évaluation de la stratégie d’auto dépistage VIH en complément des stratégies traditionnelles de dépistage déjà en place.

En Guinée, la prévalence du VIH/Sida est de 1,7%, ce qui représente environ 120 000 PVVIH. Malgré d’importants efforts déployés depuis plusieurs années et une prise en charge du VIH effective dans de nombreuses structures de santé, la couverture des besoins de PEC des PVVIH reste encore faible, et les objectifs des 3×90 de la lutte contre le VIH/SIDA sont encore loin d’être atteints, avec seulement 58% des PVVIH qui connaissent leur statut, 51% des PVVIH connaissant leur statut qui reçoivent un traitement ARV et 19% des PVVIH recevant un traitement ARV qui ont une charge virale indétectable. Les mauvais résultats en matière de rétention dans le soin et d’observance questionnent la qualité de la prise en charge. Par ailleurs, on constate les faibles capacités de la société civile guinéenne pour se mobiliser pour la défense des droits des PVVIH.

Depuis plus de 15 ans, Solthis mène des actions de renforcement des capacités des acteurs locaux impliqués dans la prise en charge du VIH pour leur permettre de remplir de façon autonome et durable leur rôle. Initialement principalement concentrée sur les professionnels de santé et les responsables du Ministère de la Santé, l’action de Solthis s’est ensuite progressivement étendue aux acteurs de la société civile.

Les OSC partenaires ont été sélectionnées en fonction de leur contribution de longue date à la riposte au VIH. Il s’agit d’organisations historiquement engagées dans la lutte contre le VIH dans leur pays respectif, notamment dans la lutte contre la stigmatisation et la discrimination des PVVIH et des populations clé.

Principaux impacts visés au terme du projet :

  • Augmentation de la proportion de PVVIH connaissant leur statut sérologique
  • Augmentation de la proportion de PVVIH dépistés qui reçoivent un traitement ARV

Augmentation de la proportion de PVVIH recevant un traitement ARV qui ont une charge virale indétectable

  • Réduction de la morbi-mortalité due au VIH/Sida dans les deux pays

Le tableau décrit le projet financé par l’AFD :

Durée 3 ANS
Budget total contractuel 1 800 878 €

Dont 900 000€ cofinancé par l’AFD

 

Lieux Guinée, Côte d’Ivoire
 

 

 

 

 

 

Objectifs de l’action

Objectif Global : Contribuer à l’amélioration de la couverture des besoins en matière de VIH en Guinée et en Côte d’Ivoire

 

 

Objectifs Spécifiques :

 

Objectif Spécifique 1 : OS 1 : L’intégration et le déploiement de l’auto dépistage VIH au sein des stratégies nationales permet d’améliorer le diagnostic des personnes les plus à risque dans les zones ciblées

Objectif Spécifique 2 : OS 2 : Améliorer le respect des droits des PVVIH à une prise en charge de qualité en Guinée

Bénéficiaires directs  Côte d’ivoire :

–     150 000 personnes issues des populations clés et des populations vulnérables à l’infection VIH

–     les 132 éducateur.rices de pair.es et conseillers communautaires des 6 associations locales

–     les 146 membres des équipes des structures de santé ciblées

–     les représentants des autorités sanitaires (MSHP, PNLS, Direction régionales et départementales de la santé)

Guinée :

–     Les équipes soignantes des 4 sites de PEC de Conakry directement ciblés par le projet (50 personnes)

–     Les acteurs associatifs intervenant dans les centres de santé ciblés (médiateurs psychosociaux) et les membres des associations (FEG et collectif inter-associatif) (25 personnes)

–     Les PVVIH qui participeront directement aux ateliers de diagnostic participatifs, d’élaboration des outils d’accompagnement psychosocial (APS) et aux ateliers d’éducation pour la santé (100 personnes)

–     Plus largement, les 10 953 patient.es actuellement suivi.es dans les 4 structures de santé ciblées

 

 

Bénéficiaires indirects  Les bénéficiaires indirects du programme sont l’ensemble des 580 000 PVVIH des deux pays ciblés :

  Femmes adultes Hommes adultes Enfants et adolescents <15 ans Total PVVIH
Côte d’Ivoire   260 000 170 000 30 000 460 000
Guinée   67 000 42 000 11 000 120 000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Résultats attendus

OBJECTIF SPECIFIQUE 1 : L’intégration et le déploiement de l’auto dépistage VIH au sein des stratégies nationales permet d’améliorer le diagnostic des personnes les plus à risque dans les zones ciblées

Indicateurs : Proportion de personnes n’ayant jamais été testée au VIH parmi ceux qui ont effectué un autotest dans la région du Gboklê-Nawa-San Pedro en Côte d’Ivoire et proportion de personnes VIH connaissant leur statut à partir des autotests et qui sont sous traitement ARV

R1.1 : Un environnement favorable au déploiement et passage à l’échelle de l’autotest VIH est mis en place

Indicateurs de résultat et d’activités : nombre d’outils nationaux disponibles pour accompagner l’introduction de l’autotest-VIH dans les pays d’intervention, un plan opérationnel budgétisé pour la mise à l’échelle de l’ADVIH pour la Côte d’Ivoire

R1.2 : Des canaux de distribution des kits d’autotests pour atteindre les populations cibles sont opérationnels et permettent un lien vers la prise en charge pour les populations cibles

Indicateurs de résultats et d’activités : Proportion de personnes ayant effectué un test de confirmation au VIH après avoir fait un autotest réactif ou indéterminé et nombre de personnes formées à la dispensation de l’autotest

OBJECTIF SPECIFIQUE 2 : Le respect des droits des PVVIH à une prise en charge de qualité est amélioré en Guinée

Indicateurs : Contribution à l’amélioration du respect des droits à la santé des PVVIH et amélioration de l’expérience de soins des patient·e·s

R2.1 : Les capacités des équipes soignantes (incluant les médiateurs psychosociaux) et des patient.es sont renforcées pour mettre en place une offre de service attentive aux besoins des usager.e.s

Indicateurs de résultat et d’activités : Evolution des attitudes et des pratiques des équipes soignantes en matière de relations de soins et de dynamique d’équipe, proportion des membres des équipes soignantes bénéficiaires du projet qui répondent aux critères minimum de la PEC centrée sur l’usager·e à l’issue du projet, le pouvoir d’agir individuel des médiateurs psychosociaux et des patient·e·s est renforcé, nombre d’ateliers relatifs au diagnostic participatif collectif, nombre de groupes d’Analyse de Pratiques Professionnelles (APP) sur site organisés par les facilitateurs nationaux

R 2.2 : Les capacités des OSC guinéennes et du collectif inter-associatif guinéen sont renforcées

Indicateurs de résultat et d’activités : le pouvoir d’agir de la FEG est renforcé dans les domaines structurels qu’elle a souhaité cibler, pourcentage d’amélioration du score de capacités organisationnelles de la FEG entre le début et la fin de projet, le pouvoir d’agir du collectif inter-associatif est renforcé pour porter un plaidoyer dont il a défini les axes majeurs , un plan de renforcement sur la durée du projet en accord avec l’accompagnement souhaité par la FEG est établi, un plan de renforcement sur la durée du projet en accord avec l’accompagnement souhaité par le collectif inter associatif est établi:

R2.3 : renforcement des capacités nationales pour assurer la transition de l’intervention

Indicateurs de résultats et d’activités : un plan de transition et un plan de transfert des connaissances sont élaborés, nombre d’ateliers organisés avec les parties prenantes

 

 

 

 

 

 

Activités principales

 

 

 

 

 

A1.1.1 Fournir un appui technique au GTT dépistage national pour travailler sur le développement d’outils nationaux de déploiement de l’ADVIH,

A 1.1.2 Renforcer les systèmes nationaux d’approvisionnement pour l’intégration des autotests VIH,

A1.1.3 Campagnes de sensibilisation des communautés au sujet de l’ADVIH et de l’importance de connaitre son statut sérologique,

A1.1.4 Soutien au dispositif d’appui aux bénéficiaires pour l’utilisation des autotests et l’accès aux tests de confirmation et au traitement,

A1.1.5 Plaidoyer auprès du gouvernement et des PTFs pour assurer la transition/mise à l’échelle de l’intervention,

A1.1.6 Accompagnement des autorités guinéennes dans leur réflexion pour l’intégration de l’autodépistage au sein de la stratégie nationale

A1.2.1 Opérationnaliser et superviser les canaux de distribution de l’autotest VIH, A1.2.2 Renforcer les capacités des personnels soignants, des OSC et des éducateur.rices de pair.es en matière de dispensation de l’autotest VIH

A2.1.1 Mise en place d’un cadre d’échange participatif collectif entre soignants, patient.es et médiateurs pour le diagnostic des besoins et le suivi de l’amélioration de l’organisation de la prise en charge,

A2.1.2 Mise en place d’une démarche d’analyse des pratiques professionnelles pour améliorer la relation soignant-soigné,

A2.1.3 Les capacités et le pouvoir d’agir des médiateurs psychosociaux (MPS) et des patient.es sont renforcés

A2.2.1 Renforcer les capacités de la FEG et son ancrage national par une approche orientée vers le changement,

A2.2.2 Renforcer le collectif inter associatif en tant qu’acteur de plaidoyer de défense des droits des patient.es,

A2.2.3 Activités de plaidoyer du collectif inter-associatif pour la défense des droits des patient.es

2.3.1. Elaboration d’une stratégie de transition et d’intégration de l’intervention dans le programme national,

2.3.2. Ateliers annuels de présentation des résultats du projet et d’actualisation du plan de transition,

2.3.3. Appui aux partenaires nationaux pour la recherche de financements visant à pérenniser les résultats du projet

 

III.           Objectif de l’audit

Le projet mis en œuvre par « SOLTHIS », financé à hauteur de 50% par l’AFD, doit faire l’objet d’un audit financier externe pour les dépenses réalisées au sein du projet. La recherche de l’auditeur externe est l’objectif des termes de référence ici présents.

L’auditeur sélectionné devra exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur le rapport financier établi par « SOLTHIS » pour les dépenses mises en œuvre dans le cadre du projet. L’auditeur devra :

  • Respecter la liste des vérifications à accomplir, présentée en annexe X.1,
  • S’assurer de la conformité du rapport financier au modèle requis par l’AFD,
  • S’assurer de l’éligibilité des dépenses effectuées durant le projet et reportées dans le rapport financier
  • Se prononcer sur le respect des procédures listées dans la Convention de financement avec l’AFD et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD (https://www.afd.fr/fr/les-organisations-de-la-societe-civile)
  • Certifier le rapport financier à présenter à l’AFD
IV.           Organisation de l’audit
IV1. Méthodologie et approche de l’audit

Le consultant proposera une note méthodologique pour la réalisation de cet audit. Celle-ci devra notamment préciser la méthodologie d’échantillonnage permettant d’assurer la représentativité des dépenses à contrôler au niveau global et pour chaque rubrique budgétaire.

IV2. Lieu d’Intervention

Les interventions se dérouleront principalement : :

– au siège de « SOLTHIS » à Paris et/ou dans le bureau de Solthis en Guinée Conakry

V.   Déroulement et Etendue de l’audit

L’audit se déroulera en deux temps

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur

Cette réunion devra se tenir dans le mois suivant la signature du contrat. L’objectif principal de cette réunion est une bonne compréhension par l’OSC du périmètre et des modalités de contrôle de l’audit. Elle doit lui permettre de renforcer les procédures internes indispensables au respect de ses obligations contractuelles afin, à terme, de faciliter le travail de contrôle de l’auditeur et de limiter au maximum le taux de dépenses inéligibles constatées en fin d’exécution de projet. Cette réunion peut également permettre à l’auditeur d’émettre des recommandations à l’OSC en début de projet.

V2. La réalisation et la restitution de l’audit financier

L’examen comprendra comme tâches principales de :

  • S’assurer que toutes les dépenses ont été encourues conformément aux dispositions prévues dans la Convention de financement et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD, avec une vigilance particulière sur les engagements relatifs à la passation des marchés.
  • Vérifier les critères d’éligibilité des dépenses reportées dans le rapport financier
  • Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.

Les critères d’éligibilité des dépenses sont principalement les suivants :

  • Les dépenses ont été réellement encourues et ce pendant la période couverte par la Convention de financement
  • Les dépenses encourues étaient prévues au budget et sont classées dans la bonne catégorie budgétaire.
  • Les dépenses encourues étaient nécessaires à la mise en œuvre du projet
  • Les dépenses encourues et reportées dans le rapport financier ont été enregistrées et allouées au projet dans le système comptable de « SOLTHIS » ou dans celui de ses partenaires conformément aux normes de comptabilité applicables dans le pays d’établissement de ces derniers et aux pratiques comptables habituelles.

L’auditeur réalisera l’ensemble des vérifications mentionnées dans la liste de vérification en Annexe X.1. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

VI.           Rapports à fournir

A l’issue de la réunion de cadrage décrite dans la partie V1 l’auditeur rédigera, en toute indépendance, une note de cadrage qui consignera ses principales recommandations pour la mise en œuvre de l’audit financier.

La réalisation de l’audit financier décrite dans la partie V2 devra avoir lieu à la fin de chaque tranche (fin de la première tranche : 31/01/2021 ; fin de la deuxième tranche : 31/01/2023). Le rapport d’audit devra impérativement justifier la vérification des dépenses, apporter des commentaires sur chacun des contrôles. Il doit indiquer le montant des dépenses déclarées inéligibles (également commenté pour chaque dépense concernée).  Les procédures de mise en concurrence, les rétrocessions et les valorisations doivent également être évaluées et commentées.

La liste de vérification (cf annexe X.1) doit être annexée au rapport d’audit.

Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations.

VII.        Documents de référence
  • Convention de financement du projet entre « SOLTHIS » et l’AFD
  • le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD (https://www.afd.fr/sites/afd/files/2017-12/guide-demande-de-financement-initiative-OSC-AFD.pdf)
  • Conventions entre « SOLTHIS » et chaque partenaire du projet
  • Les rapports narratifs du projet
  • Le rapport financier de chaque tranche du projet
  • Le budget détaillé du projet
  • Les pièces justificatives nécessaires aux vérifications
  • Rapport d’audit et lettre de management des dépenses cofinancées
VIII.    Proposition technique et financière

Le consultant invité à soumissionner devra fournir les éléments suivants à « SOLTHIS » :

Une proposition technique qui devra indiquer :

  • La méthodologie proposée pour la conduite de l’audit
  • Les références et expériences du consultant (3 pages maximum) ;
  • Le CV du ou des intervenants et la répartition des responsabilités ;
  • Le dossier administratif du prestataire et de l’expert-comptable signataire du rapport (diplôme, preuve d’inscription à l’ordre, autorisation d’exercice du prestataire cabinet, preuve de régularité fiscale…)
  • Le calendrier prévisionnel d’intervention ainsi qu’une estimation des charges en hommes/jours ;

Une proposition financière qui devra indiquer :

  • Les coûts totaux de l’audit en EUR TTC
  • Les modalités de paiement (échéancier)

Le profil du consultant :

  • L’associé signataire du rapport doit être un expert-comptable diplômé et membre en règle des associations professionnelles des Experts Comptables.
  • Les personnels associés devront avoir une expérience dans les audits projets financés par les bailleurs publics français.
  • Application de standards professionnels reconnus (IFAC, IDEAS, …)

La Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social complétée et signée par la personne habilitée, si le marché est supérieur ou égal à 20 000 euros (cf. Annexe X.3).

IX. Traitements des applications
IX.1 Evaluation des applications

Le Consultant sera choisi par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût :

  • Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des consultants
  • Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible

L’évaluation technique suivra la grille d’évaluation suivante (à adapter par SOLTHIS) :

Critères  
OFFRE TECHNIQUE 60%
Compréhension des TDR/Présentation de la méthodologie utilisée 10%
Références et expériences du consultant 30%
Expériences d’audit de structures ONG 10%
Expériences d’audit de projets internationaux 10%
Expérience dans l’audit de financement public 10%
CV du ou des intervenants/partage des responsabilités 10%
Calendrier prévisionnel d’intervention/estimation des charges en jour/homme 10%
OFFRE FINANCIERE 40%
TOTAL 100%

 

  • Une fois les offres reçues et analysées, les demandeurs se réservent le droit de négocier les propositions avec les candidats présélectionnés.
  • Le demandeur se réserve également le droit de ne sélectionner aucun candidat si aucune offre n’était jugée satisfaisante.
  • Toute information concernant le projet « RUCHE » et incluse dans les documents de cet appel d’offres ou fournie séparément doit être traitée de façon strictement confidentielle par le prestataire. Les demandeurs acceptent de ne divulguer ou publier aucune information relative à cet appel à d’offres.
  • De la même façon, tout document fourni par le prestataire sera considéré comme confidentiel.
  • Une fois le prestataire sélectionné, Solthis se réserve le droit de s’assurer que les consultants mentionnées dans l’offre technique sont effectivement ceux qui interviennent sur la mission.
IX.2 Budget

Le budget maximum pour l’audit est de 10 000 euros toutes taxes comprises et toutes missions sur le terrain incluses.

X.               Envoi des offres

Les offres, sont à envoyer, par mail, en langue française, avec en objet la référence : Audit Projet-RUCHE-2020, impérativement à l’adresse suivante : « [email protected] » en mettant en copie cette adresse : « [email protected] » avec demande d’accusé de réception.

Date limite d’envoi des candidatures : 18 Décembre 2020 

XI.           Annexes

X.1 Liste de vérification audit financier

X.2 Budget du Projet

X. 3 Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social

X.1 – LISTE DE VERIFICATION AUDIT FINANCIER

L’auditeur retenu au titre de l’appel d’offre s’engage à réaliser l’ensemble des vérifications suivantes, et à annexer cette liste complétée et signée au rapport d’audit final. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

Auditeur (nom/statut/adresse) :

Certification/qualification :

OSC ou partenaire audité :

Dates de l’audit :

N° convention AFD

Montant audité :

Tranches :

 

1.        QUESTIONS DE CONTRÔLE Oui, le point a été vérifié Rajouter un commentaire si le point n’a pas pu être vérifié
1.1.            Modalités du contrôle    
Une réunion de cadrage entre l’auditeur et l’OSC a-t-elle été tenue dans les 12 premiers mois de mise en œuvre du projet?

 

   
L’échantillonnage des dépenses à vérifier a-t-il été défini de façon indépendante par l’auditeur ?

 

   
L’échantillon de dépenses à vérifier est-il supérieur à 50% du montant total des dépenses du projet ?

 

   
Chaque rubrique du budget a-t-elle fait l’objet de vérifications pour un montant significatif ?

 

   
Le contrôle des dépenses gérées localement a-t-il été effectué par l’auditeur ? Si cela est le cas, veuillez expliciter la méthode de contrôle (déplacement sur le terrain, association avec un cabinet d’audit local, remontée des pièces locales au niveau du siège, etc.) ?

 

   
1.2.    Obligations contractuelles    
Les documents contractuels (formulaire de candidature, convention de financement, accord de partenariat) existent-ils ; sont-ils signés et datés ?

 

   
Existe-t-il un système clair de gestion comptable et financier ? Les responsabilités de l’OSC, de la coordination du projet, de la gestion et des contrôles financiers ont-elles étés clairement définies ?

 

   
Les dispositions incluses dans la convention ainsi que celles prévues par le guide méthodologique en vigueur au moment de l’octroi ont-elles été respectées ?

 

   
1.3.     Analyse du plan de financement    
Le plafond appliqué aux valorisations de 25 % maximum du budget total du projet a-t-il bien été respecté ?  Point d’attention, les valorisations ne peuvent pas apparaître dans les contributions de l’AFD et des ministères français.

 

   
Les modalités de calcul des valorisations explicitées dans le guide méthodologique ont-elles bien été respectées ?

 

   
Le budget convenu contractuellement  a-t-il été globalement respecté, dans la limite des règles définies par rubrique budgétaire et partenaire?

 

Si vous avez constaté une variation supérieure à 20% du total de chacune des rubriques budgétaires, a-t-elle  fait l’objet d’un avis de non objection de la part de l’AFD ?

 

   
Dans le tableau des dépenses, les plafonds prévus par le guide méthodologique ont-ils bien été respectés :

– La rubrique  « divers et imprévus » est plafonnée à 5 % du total des coûts directs du projet (hors frais administratifs et de structure)

– Si l’OSC a prévu une ligne spécifique « personnel du siège dédié au projet » dans la rubrique budgétaire « Ressources Humaines », les frais administratifs sont plafonnés à 10% des coûts directs du projet

– Si l’OSC a déclaré des frais administratifs à concurrence de 12% des coûts directs du projet, a-t-on vérifié que la rubrique «Frais de voyages et déplacement et de mission» n’inclue que les frais de mission du personnel du siège (perdiems et frais de transport) ?

 

   
Les partenaires et parties prenantes bénéficiaires de rétrocessions  supérieures à 5 000 € ont-ils été systématiquement signalés à l’AFD ?

 

   
1.4.     Vérification du système comptable    
Dans la comptabilité de l’OSC, existe-t-il un code analytique dédié aux recettes et dépenses induites par le projet  ?

 

   
Le montant indiqué dans le rapport d’exécution peut-il être réconcilié avec une liste de dépenses extraite du système comptable?

 

   
Le système d’enregistrement permet-il d’attribuer à chaque dépense une facture ou une pièce comptable d’une valeur probante équivalente ?

 

   
Le système d’enregistrement permet-il d’attribuer à chaque dépense un justificatif de paiement (généralement un relevé bancaire, une confirmation de virement bancaire, un ticket de caisse) ?

 

   
1.5.     Contrôle des dépenses    
Conformité à la législation applicable

– Les règles communautaires et nationales ont-elles été respectées ?

– Le processus de passation de marché public est-il conforme concernant :

  • Les règles de passation de marché public européennes et nationales/ internes et celles stipulées dans la convention.
  • La documentation sur le respect de la procédure retenue (candidatures, lettres de rejet, notification, contrat).
  • Les principes de transparence, de non discrimination, de traitement équitable et de respect de la concurrence ont-ils été respectés ?

 

   
Contrôle de l’éligibilité des dépenses

– Les dépenses sont-elles conformes aux critères d’éligibilité explicités dans le guide méthodologique ?

– A-t-on obtenu l’assurance que la dépense n’a pas déjà été subventionnée par un autre financement (UE, régional, local ou autre) non déclaré au plan de financement ? Des contrôles existent-ils afin d’éviter le double-financement ?

 

   
Dépenses de personnel

– Les dépenses sont-elles bien liées aux employés de l’OSC ou autrement justifiés au titres des actions prévues dans la convention?

– Les charges de personnel sont-elles justifiées par des documents tels que les contrats de travail, les bulletins de paie (ou tout autre document de valeur probante équivalente), justificatifs de paiement, détail des calculs pour la détermination du coût unitaire du personnel (jour, semaine, mois), fiches de pointage, feuilles de temps spécifiques au projet ?

– Le calcul repose-t-il sur les coûts réels (salaires bruts + obligations contractuelles de l’employeur pour l’employé ayant effectivement travaillé sur le projet) ?

– Lorsque le personnel ne travaille pas à temps plein sur le projet, le calcul du prorata est-il basé sur une méthode tracée et vérifiable ?

 

   
Voyage et hébergement

– Les dépenses de déplacement, perdiem et d’hébergement ont-elles été déclarées conformément à une règlementation interne établie par l’OSC ?

– Les voyages auxquels ces dépenses se rapportent sont-ils justifiés par les objectifs du projet tels qu’ils étaient prévus dans la demande initiale ?

– Les déplacements sont ils circonscrits aux zones géographiques couvertes dans le projet ? Si extérieurs, ont-ils été explicitement validés avec l’AFD ?

– Les dépenses de déplacement et d’hébergement sont elles-exclusivement liées à des voyages effectués par des intervenants du projet identifiés par l’OSC ou ses partenaires ?

 

   
Les dépenses d’équipement

– Le matériel acheté a-t-il été prévu initialement dans la demande de financement ? Si ce n’est pas le cas, y a-t-il une validation de l’AFD par ANO conformément aux dispositions du guide méthodologique (seuil de matérialité > 10 000 € pour les projets de terrain et > 5 000 € pour ceux d’intérêt général) ?

– Dans le cas où un bien matériel est valorisé, la méthode d’amortissement est-elle conforme aux règles de la comptabilité générale ?

– Si le matériel n’a pas uniquement été utilisé pour le Projet, seule une part des coûts réels est-elle allouée au projet ? Cette part est-elle calculée selon une méthode équitable et justifiée ?

 

   
Expertises externes

– Les dépenses sont-elles liées aux éléments prévus sur cette ligne budgétaire d’après les caractéristiques mentionnées dans la demande de financement ?

– Le recours à l’expertise externe a-t-il été réalisé en conformité avec les règles de mise en concurrence et de passation stipulées dans la convention?

 

   
Taux de change

– La méthode de conversion appliquée par l’OSC a-t-elle été expliquée et le taux vérifié?

– Cette méthode est-elle conforme aux dispositions de l’Article 3.2.3 de la convention ?

– Le Bénéficiaire a-t-il spécifié la manière dont il utilisera les sommes générées par les gains de change et compensera les pertes de change pendant la durée de mise en œuvre du projet ?

 

   
2.      LIVRABLES ATTENDUS Oui, transmis à l’AFD Non, pourquoi ?
Un rapport de vérification des dépenses, apportant des commentaires sur chacun des contrôles ainsi que le montant des dépenses déclarées inéligibles et incluant notamment une évaluation sur les appels d’offre, les rétrocessions et les valorisations réalisées au cours du projet.    
Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses  et formulant les principales recommandations.    

 

X.2. Budget du projet

X.3 Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social

 

Intitulé de l’appel d’offres : ______________________________________________ (le « Marché« )

A : _________________________________________________________ (le « Maître d’Ouvrage« )

 

  1. Nous reconnaissons et acceptons que l’Agence Française de Développement (l' »AFD« ) ne finance les projets du Maître d’Ouvrage qu’à ses propres conditions qui sont déterminées par la Convention de financement qui la lie au Maître d’Ouvrage. En conséquence, il ne peut exister de lien de droit entre l’AFD et notre entreprise, notre groupement et nos sous-traitants. Le Maître d’Ouvrage conserve la responsabilité exclusive de la préparation et de la mise en œuvre du processus de passation de ses marchés et de leur exécution ultérieure.
  2. Nous attestons que nous ne sommes pas, et qu’aucun des membres de notre groupement et de nos sous-traitants n’est, dans l’un des cas suivants :

2.1) être en état ou avoir fait l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire, de sauvegarde, de cessation d’activité ou être dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature ;

2.2) avoir fait l’objet d’une condamnation prononcée depuis moins de cinq ans par un jugement ayant force de chose jugée dans le pays de réalisation du Projet pour l’un des actes visés aux articles 6.1 à 6.4 ci-après ou pour tout délit commis dans le cadre de la passation ou de l’exécution d’un marché[1];

2.3) figurer sur les Listes de Sanctions Financières adoptées par les Nations Unies, l’Union européenne et/ou la France, notamment au titre de la lutte contre le financement du terrorisme et contre les atteintes à la paix et à la sécurité internationales ;

2.4) en matière professionnelle, avoir commis au cours des cinq dernières années une faute grave à l’occasion de la passation ou de l’exécution d’un marché ;

2.5) n’avoir pas rempli nos obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou nos obligations relatives au paiement de nos impôts selon les dispositions légales du pays où nous sommes établis ou celles du pays du Maître d’Ouvrage ;

2.6) avoir fait l’objet depuis moins de cinq ans d’une condamnation par un jugement ayant force de chose jugée pour l’un des actes visés aux articles 6.1 à 6.4 ci-après ou pour tout délit commis dans le cadre de la passation ou l’exécution d’un marché financé par l’AFD ;

2.7) être sous le coup d’une décision d’exclusion prononcée par la Banque mondiale, à compter du 30 mai 2012, et figurer à ce titre sur la liste publiée à l’adresse électronique http://www.worldbank.org/debarr[2];

2.8) s’être rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés dans le cadre du processus de passation du Marché.

  1. Nous attestons que nous ne sommes pas, et qu’aucun des membres de notre groupement et de nos sous-traitants n’est, dans l’une des situations de conflit d’intérêt suivantes :

3.1) actionnaire contrôlant le Maître d’Ouvrage ou filiale contrôlée par le Maître d’Ouvrage, à moins que le conflit en découlant ait été porté à la connaissance de l’AFD et résolu à sa satisfaction.

3.2) avoir des relations d’affaires ou familiales avec un membre des services du Maître d’Ouvrage impliqué dans le processus de sélection ou le contrôle du marché en résultant, à moins que le conflit en découlant ait été porté à la connaissance de l’AFD et résolu à sa satisfaction ;

3.3) contrôler ou être contrôlé par un autre soumissionnaire, être placé sous le contrôle de la même entreprise qu’un autre soumissionnaire, recevoir d’un autre soumissionnaire ou attribuer à un autre soumissionnaire directement ou indirectement des subventions, avoir le même représentant légal qu’un autre soumissionnaire, entretenir directement ou indirectement des contacts avec un autre soumissionnaire nous permettant d’avoir et de donner accès aux informations contenues dans nos offres respectives, de les influencer, ou d’influencer les décisions du Maître d’Ouvrage ;

3.4) être engagé pour une mission de conseil qui, par sa nature, risque de s’avérer incompatible avec nos missions pour le compte du Maître d’Ouvrage ;

3.5) dans le cas d’une procédure ayant pour objet la passation d’un marché de travaux ou de fournitures :

  1. avoir préparé nous-mêmes ou avoir été associés à un consultant qui a préparé des spécifications, plans, calculs et autres documents utilisés dans le cadre du processus de mise en concurrence considéré ;
  • être nous-mêmes, ou l’une des firmes auxquelles nous sommes affiliées, recrutés, ou devant l’être, par le Maître d’Ouvrage pour effectuer la supervision ou le contrôle des travaux dans le cadre du Marché.
  1. Si nous sommes un établissement public ou une entreprise publique, nous attestons que nous jouissons d’une autonomie juridique et financière et que nous sommes gérés selon les règles du droit commercial[3].
  2. Nous nous engageons à communiquer sans délai au Maître d’Ouvrage, qui en informera l’AFD, tout changement de situation au regard des points 2 à 4 qui précèdent.
  3. Dans le cadre de la passation et de l’exécution du Marché :

6.1) Nous n’avons pas commis et nous ne commettrons pas de manœuvre déloyale (action ou omission) destinée à tromper délibérément autrui, à lui dissimuler intentionnellement des éléments, à surprendre ou vicier son consentement ou à lui faire contourner des obligations légales ou réglementaires et/ou violer ses règles internes afin d’obtenir un bénéfice illégitime.

6.2) Nous n’avons pas commis et nous ne commettrons pas de manœuvre déloyale (action ou omission) contraire à nos obligations légales ou réglementaires et/ou nos règles internes afin d’obtenir un bénéfice illégitime.

6.3) Nous n’avons pas promis, offert ou accordé et nous ne promettrons, offrirons ou accorderons pas, directement ou indirectement, à (i) toute personne détenant un mandat législatif, exécutif, administratif ou judiciaire au sein de l’Etat du Maître d’Ouvrage, qu’elle ait été nommée ou élue, à titre permanent ou non, qu’elle soit rémunérée ou non et quel que soit son niveau hiérarchique, (ii) toute autre personne qui exerce une fonction publique, y compris pour un organisme public ou une entreprise publique, ou qui fournit un service public, ou (iii) toute autre personne définie comme agent public dans l’Etat du Maître d’Ouvrage, un avantage indu de toute nature, pour lui-même ou pour une autre personne ou entité, afin qu’il accomplisse ou s’abstienne d’accomplir un acte dans l’exercice de ses fonctions officielles.

6.4) Nous n’avons pas promis, offert ou accordé et nous ne promettrons, offrirons ou accorderons pas, directement ou indirectement, à toute personne qui dirige une entité du secteur privé ou travaille pour une telle entité, en quelque qualité que se soit, un avantage indu de toute nature, pour elle-même ou pour une autre personne ou entité, afin qu’elle accomplisse ou s’abstienne d’accomplir un acte en violation de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles.

6.5) Nous n’avons pas commis et nous ne commettrons pas d’acte susceptible d’influencer le processus de passation du Marché au détriment du Maître d’Ouvrage et, notamment, aucune Pratique Anticoncurrentielle ayant pour objet ou pour effet d’empêcher, de restreindre ou de fausser le jeu de la concurrence, notamment en tendant à limiter l’accès au Marché ou le libre exercice de la concurrence par d’autres entreprises.

6.6) Nous-mêmes, ou l’un des membres de notre groupement, ou l’un des sous-traitants n’allons pas acquérir ou fournir de matériel et n’allons pas intervenir dans des secteurs sous Embargo des Nations Unies, de l’Union européenne ou de la France.

6.7) Nous nous engageons à respecter et à faire respecter par l’ensemble de nos sous-traitants les normes environnementales et sociales reconnues par la communauté internationale parmi lesquelles figurent les conventions fondamentales de l’Organisation Internationale du travail (OIT) et les conventions internationales pour la protection de l’environnement, en cohérence avec les lois et règlements applicables au pays de réalisation du Marché. En outre, nous nous engageons également à mettre en œuvre les mesures d’atténuation des risques environnementaux et sociaux telles que définies dans le plan de gestion environnementale et sociale ou, le cas échéant, dans la notice d’impact environnemental et social fournie par le Maître d’Ouvrage.

  1. Nous-mêmes, les membres de notre groupement et nos sous-traitants autorisons l’AFD à examiner les documents et pièces comptables relatifs à la passation et à l’exécution du Marché et à les soumettre pour vérification à des auditeurs désignés par l’AFD.

Nom : __________________________________ En tant que : _________________________

Signature :_______________________________

Dûment habilité à signer l’offre pour et au nom de[4] __________________________________

 

En date du : ______________________________ jour de : ____________________________

[1] Dans l’hypothèse d’une telle condamnation, vous pouvez joindre à cette Déclaration d’Intégrité les informations complémentaires qui permettront d’estimer que cette condamnation n’est pas pertinente dans le cadre du marché financé par l’AFD.

[2] Dans l’hypothèse d’une telle décision d’exclusion, vous pouvez joindre à cette Déclaration d’Intégrité les informations complémentaires qui permettront d’estimer que cette décision exclusion n’est pas pertinente dans le cadre du marché financé par l’AFD.

[3] Article à supprimer le cas échéant en cas de marché conclu avec une entreprise publique sans mise en concurrence.

[4] En cas de groupement, inscrire le nom du Groupement. La personne signant l’offre au nom du Soumissionnaire joindra à l’Offre le Pouvoir confié par le Soumissionnaire.